E-Rechnung für Handwerker: Was 2027 und 2028 wirklich auf dich zukommt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Der Computer des Empfängers kann sie ohne Abtippen lesen. Eine PDF-Datei per E-Mail ist dagegen nur eine „sonstige Rechnung“, auch wenn sie elektronisch verschickt wird.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ohne Programm kaum lesbar ist. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem der XML-Datensatz eingebettet ist – der Kunde sieht eine normale Rechnung, sein Buchhaltungsprogramm liest die Daten. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Rechtlich zählt bei ZUGFeRD der Datensatz, nicht das Bild.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach, wenn du die Dateien öffnen und aufbewahren kannst.

Für Leistungen bis Ende 2026 darfst du an Firmenkunden noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, wenn der Kunde einverstanden ist. 2027 gilt das nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 € betragen hat – und ebenfalls nur mit Zustimmung des Kunden. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Betriebe Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen.

Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland. Wenn du für Familie Müller das Bad fliest, schickst du weiter eine ganz normale PDF-Rechnung per Mail, per WhatsApp-Link oder auf Papier.

Viele kleine Handwerksbetriebe arbeiten überwiegend für Privatkunden. Für sie betrifft die Pflicht vor allem Aufträge von Firmen, Bauträgern, Generalunternehmern und Vermietern. Achtung: Wer eine Wohnung vermietet, gilt umsatzsteuerlich als Unternehmer – auch eine Privatperson. Für Arbeiten an der vermieteten Wohnung brauchst du deshalb spätestens 2028 eine E-Rechnung.

Auch bei Firmenkunden gibt es Ausnahmen. Sie dürfen immer als normale Rechnung ausgestellt werden.

Für das Handwerk wichtig: Das Finanzministerium erlaubt bis zum 30. Juni 2030, dass bei Bauleistungen im strukturierten Teil der E-Rechnung Summen je Gewerk stehen, solange die genaue Aufschlüsselung als lesbare Anlage beiliegt. Auch Abschläge dürfen in der Schlussrechnung bis dahin vereinfacht abgezogen werden.

Rechnungen mit § 13b (Steuerschuld beim Kunden) zwischen Bauunternehmen fallen ebenfalls unter die E-Rechnungspflicht.

Großhändler und Lieferanten schicken dir zunehmend XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien. Eine reine XML-Datei kannst du ohne passendes Programm kaum lesen. Du brauchst also ein Programm, das die Datei anzeigt, und eine Ablage, in der das Original acht Jahre unverändert aufbewahrt wird.

Praktisch ist eine Software, in die du eingehende E-Rechnungen hochlädst und die sie lesbar macht. Dann landen Lieferantenrechnungen auch gleich beim richtigen Projekt und beim Steuerberater.

Du musst nicht heute alles umstellen. Aber wer 2027 noch Rechnungen in Word schreibt, hat bei Firmenkunden ein Problem.