Abschlagsrechnung und Schlussrechnung als Handwerker: Mit Rechenbeispiel

Nach dem Gesetz kannst du einen Abschlag in Höhe des Werts verlangen, den deine bereits erbrachte und vertragsgemäße Leistung hat. Du musst diesen Wert durch eine Aufstellung belegen, die der Kunde schnell und sicher prüfen kann – zum Beispiel ein Aufmaß oder eine Liste der fertigen Positionen. Hat die Leistung Mängel, darf der Kunde einen angemessenen Teil zurückhalten.

Eine Vorauszahlung vor Arbeitsbeginn ist etwas anderes. Sie steht dir nur zu, wenn du sie vorher vereinbart hast. Deshalb gehört ein klarer Zahlungsplan schon ins Angebot, etwa: „30 % nach Abbruch und Abdichtung, 40 % nach Verlegung der Wandfliesen, Rest nach Abnahme.“

Beim Verbraucherbauvertrag dürfen Abschläge zusammen höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung erreichen, und der Kunde bekommt bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit von 5 Prozent. Ein Verbraucherbauvertrag ist aber nur der Bau eines neuen Gebäudes oder ein erheblicher Umbau, der einem Neubau gleichkommt.

Wenn du als Fliesenleger ein Bad sanierst oder als Maler eine Wohnung streichst, ist das in aller Regel kein Verbraucherbauvertrag. Dann gilt die allgemeine Regel: Abschläge nach Wert der erbrachten Leistung.

Steuerlich ist eine Abschlagsrechnung eine vollständige Rechnung. Sie braucht alle Pflichtangaben: deine Daten mit Steuernummer, Kundendaten, Datum, eine eigene fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Zusätzlich muss klar erkennbar sein, dass es um einen Abschlag geht.

Die Umsatzsteuer entsteht bei Abschlägen schon, wenn das Geld bei dir eingeht – auch wenn die Leistung noch nicht fertig ist. Du führst sie mit der Voranmeldung für den Monat oder das Quartal der Zahlung ab.

Ein Fliesenleger saniert ein Bad für 18.000 € netto. Während der Arbeiten kommt ein beauftragter Nachtrag über 600 € netto dazu. Vereinbart sind zwei Abschläge nach Baufortschritt.

1. Abschlag nach Abbruch und Abdichtung: 5.400 € netto + 1.026 € Umsatzsteuer = 6.426 €. 2. Abschlag nach den Wandfliesen: 7.200 € netto + 1.368 € Umsatzsteuer = 8.568 €. Der Kunde hat damit 14.994 € bezahlt.

Schlussrechnung: Gesamtleistung 18.600 € netto + 3.534 € Umsatzsteuer = 22.134 €. Davon abgezogen werden die Abschläge mit 12.600 € netto und 2.394 € Umsatzsteuer, zusammen 14.994 €. Restbetrag: 6.000 € netto + 1.140 € Umsatzsteuer = 7.140 €.

Wer in der Schlussrechnung die volle Umsatzsteuer auf 22.134 € ausweist und die Abschläge nur als Bruttosumme abzieht, weist die Steuer der Abschläge ein zweites Mal aus. Zu viel ausgewiesene Umsatzsteuer schuldest du dem Finanzamt, bis die Rechnung berichtigt ist.

Sicher bist du, wenn die Schlussrechnung die Abschläge einzeln oder als Summe mit Nettobetrag und Steuerbetrag abzieht. Alternativ erlaubt die Finanzverwaltung, die Abschläge zusätzlich anzugeben oder in einer Anlage aufzuführen, auf die die Schlussrechnung ausdrücklich verweist.

Rechnest du an Firmenkunden ab, gilt die E-Rechnungspflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 auch für Abschlags- und Schlussrechnungen. Das Finanzministerium hat im Oktober 2026 geregelt, dass die Abschläge in der E-Rechnung bis Mitte 2030 vereinfacht abgesetzt werden dürfen. Bei Bauleistungen reichen im strukturierten Teil außerdem Summen je Gewerk, wenn die Details in einer lesbaren Anlage stehen.

Für Privatkunden ändert sich nichts: Dort darfst du weiter PDF- oder Papierrechnungen schreiben.