Regiebericht und Stundenzettel: Stundenlohnarbeiten sicher abrechnen

Arbeiten, die nicht nach Einheitspreis oder Pauschale, sondern nach tatsächlichem Aufwand bezahlt werden, heißen Stundenlohn- oder Regiearbeiten. Typisch sind unvorhersehbare Zusatzarbeiten: alte Fliesen sind schwerer zu entfernen als gedacht, der Untergrund muss ausgebessert werden, der Kunde will spontan noch etwas versetzt haben.

Der Regiebericht ist dein Nachweis für diese Arbeit. Ohne ihn steht später Aussage gegen Aussage – und der Handwerker muss beweisen, dass die Stunden angefallen sind.

Wenn die VOB/B vereinbart ist, werden Stundenlohnarbeiten nur bezahlt, wenn sie vor Beginn ausdrücklich als solche vereinbart wurden. Auch ohne VOB/B gilt: Was vorher klar besprochen ist, musst du später nicht erkämpfen.

Am einfachsten ist ein kurzer schriftlicher Satz, zum Beispiel per Nachricht: „Wie besprochen entfernen wir den alten Estrich im Flur nach Aufwand, 68 € pro Stunde und Person zzgl. MwSt., Material nach Verbrauch.“ Eine bestätigende Antwort des Kunden reicht als Nachweis schon weit.

Je konkreter, desto besser. Der Bericht muss auch für jemanden verständlich sein, der nicht auf der Baustelle war – etwa die Buchhaltung des Kunden oder später ein Gutachter.

Ist die VOB/B Vertragsbestandteil, musst du dem Auftraggeber Stundenlohnarbeiten vor Beginn anzeigen und die Stundenlohnzettel je nach Üblichkeit werktäglich oder wöchentlich einreichen. Der Auftraggeber muss sie spätestens sechs Werktage nach Zugang unterschrieben zurückgeben oder Einwände erheben. Gibt er sie nicht rechtzeitig zurück, gelten sie als anerkannt.

Die Stundenlohnrechnung reichst du so bald wie möglich nach Abschluss der Arbeiten ein, bei längeren Arbeiten spätestens alle vier Wochen. Wer Zettel zu spät einreicht, riskiert, dass nur ein wirtschaftlich vertretbarer Aufwand bezahlt wird.

Mit seiner Unterschrift bestätigt der Kunde in der Regel, dass die aufgeschriebenen Stunden und Materialien tatsächlich angefallen sind. Ob die Arbeit überhaupt nötig war oder wirtschaftlich ausgeführt wurde, kann trotzdem noch strittig sein. Deshalb gehört die kurze Begründung in den Bericht.

Verweigert der Kunde die Unterschrift, notiere das mit Datum und schick ihm den Bericht trotzdem zeitnah per E-Mail oder Nachricht. Fotos vom Zustand vorher und nachher stärken deinen Nachweis zusätzlich.

Auf der Rechnung führst du Stundenlohnarbeiten als eigene Positionen: Stunden je Lohngruppe mal Stundensatz, Material nach Verbrauch. Leg die unterschriebenen Berichte als Anlage bei oder verweise auf sie. Bei Privatkunden hilft es zusätzlich, den Lohnanteil getrennt auszuweisen – dann kann der Kunde die Arbeitskosten steuerlich geltend machen.

Tipp: Wenn du die Zeiten ohnehin digital pro Baustelle erfasst, musst du sie für die Rechnung nicht abtippen. Das spart Zeit und verhindert Zahlendreher.