Zeiterfassung im Handwerk: Was Pflicht ist und was sich lohnt

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einführen müssen. Das gilt für alle Betriebe, auch für den Zwei-Mann-Betrieb. Eine bestimmte Form ist bislang nicht vorgeschrieben – Papier ist erlaubt, solange Beginn, Ende und Dauer verlässlich festgehalten werden.

Für dich als Inhaber gilt die Pflicht nicht. Deine eigenen Zeiten solltest du trotzdem erfassen – für die Kalkulation.

Das Baugewerbe gehört zu den Branchen, für die das Mindestlohngesetz besondere Aufzeichnungspflichten vorsieht. Du musst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeit aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Dasselbe gilt für Minijobber, außer in Privathaushalten. Ausgenommen sind Beschäftigte mit dauerhaft hohem Monatsgehalt oberhalb der Grenzen der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung.

Außerdem müssen Beschäftigte im Baugewerbe ihren Ausweis mitführen, und du musst neue Mitarbeiter spätestens bei Arbeitsbeginn per Sofortmeldung bei der Rentenversicherung anmelden. Bei Kontrollen durch den Zoll fragen die Beamten genau nach diesen Unterlagen.

Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € pro Stunde und steigt am 1. Januar 2027 auf 14,60 €. In vielen Gewerken gelten über Tarifverträge höhere Branchenmindestlöhne. Die Zeiterfassung ist der Nachweis, dass jede gearbeitete Stunde mindestens so bezahlt wurde.

Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Entwurf vorgelegt, der eine elektronische Erfassung am Tag der Arbeit vorsieht. Kleine Betriebe sollen Erleichterungen und längere Übergangsfristen bekommen; nach Berichten aus dem Handwerk sollen Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten weiter ohne elektronisches System erfassen dürfen.

Stand Oktober 2026 ist der Entwurf weder vom Kabinett noch vom Bundestag beschlossen, und Einzelheiten sind politisch umstritten. Wer heute schon digital erfasst, ist für jede Variante vorbereitet.

Für die Pflicht reichen Beginn, Ende und Pausen. Für deinen Betrieb lohnt es sich, ein paar Angaben mehr zu machen – sie kosten auf dem Handy Sekunden.

Wenn du weißt, wie viele Stunden ein Bad oder eine Fassade wirklich gebraucht hat, kalkulierst du das nächste Angebot genauer. Du siehst, welche Aufträge Geld bringen und bei welchen du draufzahlst – und kannst Regiestunden ohne Abtippen in die Rechnung übernehmen.

Damit das klappt, muss die Erfassung für das Team einfach sein: Baustelle wählen, Start drücken, abends kurz prüfen. Alles, was länger dauert, wird nicht gemacht.