Kunde zahlt nicht: Zahlungserinnerung und Mahnung als Handwerker

Die meisten Zahlungen verzögern sich nicht aus böser Absicht, sondern weil die Rechnung spät kam, unklar ist oder im Postfach untergeht. Schick die Rechnung deshalb direkt nach der Abnahme, mit verständlichen Positionen und einem konkreten Zahlungsdatum. Das Zahlungsziel selbst vereinbarst du am besten schon im Angebot.

Bei größeren Aufträgen verringern Abschlagsrechnungen dein Risiko: Du bekommst Geld nach Baufortschritt und merkst früh, wenn ein Kunde nicht zahlt.

Ohne Mahnung gerät der Kunde in Verzug, wenn der Zahlungstermin schon im Vertrag festgelegt war – etwa im Angebot: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung.“ Ein Datum, das du erst auf die Rechnung schreibst, reicht dafür nach der Rechtsprechung regelmäßig nicht. Dann gerät der Kunde durch deine Mahnung in Verzug oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung.

Bei Privatkunden gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Ein Satz genügt: „Wird der Rechnungsbetrag nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang dieser Rechnung bezahlt, geraten Sie ohne weitere Mahnung in Verzug.“ Ein Hinweis nur in den AGB reicht nicht.

Ein paar Tage nach Fälligkeit reicht meist eine freundliche Erinnerung. Viele Kunden haben die Rechnung schlicht vergessen.

Mustertext: „Hallo Frau Müller, vielleicht ist es im Alltag untergegangen: Die Rechnung Nr. 2026-0146 vom 08.10.2026 über 4.403,00 € war am 22.10. fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 31.10.2026. Falls Sie Fragen zur Rechnung haben, rufen Sie mich gern an. Haben Sie bereits gezahlt, betrachten Sie diese Nachricht als erledigt.“

Kommt nach der Erinnerung nichts, folgt die Mahnung. Sie ist formfrei, schriftlich aber sinnvoll, und nennt Rechnungsnummer, Betrag und ein konkretes Zahlungsdatum. Eine Mahnung genügt rechtlich – du musst nicht drei Mahnungen schicken, bevor du gerichtlich vorgehst. Schreib deshalb besser „Mahnung“ statt „1. Mahnung“, sonst wartet der Kunde auf die zweite.

Mustertext: „Mahnung zur Rechnung Nr. 2026-0146. Trotz unserer Erinnerung vom 25.10.2026 ist der Betrag von 4.403,00 € noch offen. Bitte überweisen Sie ihn bis spätestens 10.11.2026. Ab Verzugseintritt berechnen wir Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe. Geht bis zum genannten Datum keine Zahlung ein, beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid.“

Der Basiszinssatz liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 %. Daraus ergeben sich 6,52 % pro Jahr gegenüber Privatkunden (Basiszins + 5 Prozentpunkte) und 10,52 % gegenüber Firmen (Basiszins + 9 Prozentpunkte). Firmenkunden schulden zusätzlich eine Pauschale von 40 €.

Beispiel: 4.000 € sind 30 Tage im Verzug. Privatkunde: 4.000 € × 6,52 % × 30 ÷ 365 = 21,44 €. Firmenkunde: 4.000 € × 10,52 % × 30 ÷ 365 = 34,59 € plus 40 € Pauschale.

Behauptet der Kunde Mängel, nimm das ernst und schau sie dir zeitnah an. Nach der Abnahme darf er wegen eines Mangels aber nicht die ganze Rechnung zurückhalten, sondern in der Regel nur das Doppelte der Kosten, die die Beseitigung verursacht. Den Rest muss er zahlen.

Schreib das freundlich, aber deutlich: „Den Mangel an der Silikonfuge beseitigen wir am Donnerstag. Die Beseitigung kostet rund 80 €; bis dahin können Sie das Doppelte, also 160 €, zurückbehalten. Bitte überweisen Sie den übrigen Betrag von 4.243,00 € bis zum 10.11.2026.“

Zahlt der Kunde trotz Mahnung nicht, kannst du über das Portal der Justiz online einen Mahnbescheid beantragen. Das Gericht prüft dabei nicht, ob deine Forderung berechtigt ist. Der Kunde bekommt den Bescheid zugestellt und hat zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder zu widersprechen.

Widerspricht er nicht, beantragst du einen Vollstreckungsbescheid – damit kannst du pfänden lassen. Widerspricht er, geht es ins normale Gerichtsverfahren. Ein Mahnbescheid hemmt außerdem die Verjährung. Handwerkerforderungen verjähren in der Regel drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie fällig wurden.